1. Tagesablauf & Koordination

Was ist wichtig?
Ein klarer Ablauf sorgt dafür, dass alles rund läuft: vom Getting Ready über die Trauung bis zum Dinner.

Wer kann unterstützen?

• Weddingplanner: erstellt den Ablaufplan und hält alles im Blick
• Trauzeug*innen / Crew: übernehmen z. B. Begrüssung der Gäste oder Ansagen vor Programmpunkten

Tipp: Druckt einen Mini-Tagesplan für eure Helfer*innen mit Uhrzeiten & Ansprechpartnern – das bringt Struktur und Sicherheit.

2. Deko & Papeterie zur Location bringen

Was ist wichtig?
Damit alles schön vorbereitet ist, sollten z. B. Menükarten, Namensschilder, Gastgeschenke und Blumenschmuck rechtzeitig vor Ort sein.

Wer kann unterstützen?

• Weddingplanner: kümmert sich um Aufbau oder die Abstimmung mit der Location
• Vertrauenspersonen: können kleinere Deko-Elemente bringen oder aufbauen, wenn es vor Ort erlaubt ist

Tipp: Nutzt beschriftete Kisten oder Beutel oder Kisten – z. B. „Tischdeko“, „Kirche“, „Getränkebar“. Das spart Zeit und vermeidet Nachfragen.

3. Ringe, Eheversprechen & Details zur Trauung

Was ist wichtig?
Diese kleinen, aber bedeutungsvollen Dinge sollten gut vorbereitet und zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein.

Wer kann unterstützen?

• Trauzeug*innen: übernehmen traditionell die Ringe
• Weddingplanner: überprüft vor Beginn, ob alles bereitliegt
• Crew: kann Vow Booklets, Taschentücher oder Fürbitten bereithalten (kann auch vom Weddinplanner übernommen werden)

Tipp: Packt eine kleine „Trauungsbox“ – z. B. mit Ringen, Eheversprechen, Lippenpflege, Tuch & Wasserflasche

4. Musik und Programmpunkte koordinieren

Was ist wichtig?
Ob Einzugsmusik, Reden oder Eröffnungstanz – die richtigen Signale im passenden Moment machen viel aus.

Wer kann unterstützen?

• Weddingplanner: spricht sich mit Musiker*innen oder DJ ab
• Vertraute Gäste / Bridemaids: können beim Startzeichen helfen (z. B. Einzug oder Überraschungseinlage)

Tipp: Erstellt eine Musikübersicht mit Songtitel, Zeitpunkt und Format – das hilft DJ oder Sänger*innen bei der Vorbereitung

5. Karten & Geschenke an einem sicheren Ort

Was ist wichtig?
Viele Gäste bringen liebevolle Geschenke oder Karten mit – die sollen gut aufgehoben sein.

Wer kann unterstützen?

• Crewmitglied oder Familienmitglied: kümmert sich um den Geschenketisch und sammelt Umschläge ein

Tipp: Richtet einen kleinen, dekorativen Geschenketisch mit Hinweisschild ein – idealerweise in der Nähe vom Gästebuch

6. Koordination für Gruppenfotos & besondere Momente

Was ist wichtig?
Gerade bei Gruppenbildern braucht es jemanden, der den Überblick behält und die richtigen Personen zusammentrommelt.

Wer kann unterstützen?

• Trauzeug*innen / Crew: kennen viele Gäste persönlich und können schneller koordinieren
• Weddingplanner: arbeitet direkt mit dem Fotografenteam zusammen

Tipp: Erstellt vorab unbedingt eine Liste mit allen Gruppenbildern, die ihr euch wünscht inkl. jeweils der Namen dass die Crew die Leute rufen kann.

7. Letzte Erledigungen vor dem grossen Tag

Was ist wichtig?
Einige Dinge müssen kurz vor der Hochzeit noch erledigt werden – z. B. Getränke kaltstellen, Notfalltäschchen, Brautstrauss holen.

Wer kann unterstützen?

• Crew, Familie oder Freunde: können Besorgungen übernehmen oder Materialien transportieren
• Weddingplanner: kümmert sich um die Gesamtorganisation & Zeitmanagement

Tipp: Erstellt eine kleine Checkliste für die letzte Woche – und verteilt Aufgaben ganz entspannt beim gemeinsamen Kaffee oder Abendessen.

Bonus: Mini-Checkliste für die letzte Woche

• Ringe & Vow Booklets bereitlegen
• Kleider/Deko zur Location bringen oder bereitstellen
• Ablaufplan an alle Beteiligten schicken
• Letzter Beauty-Termin koordinieren
• Notfalltäschchen packen (Pflaster, Deo, etc.)
• Getränke kühlen (wenn nötig)
• Ansprechpartner*in für jeden Bereich festlegen

Eure Liebsten wollen euch nicht nur feiern – sie helfen auch gern. Und wer bestimmte Aufgaben mit Vertrauen übergibt, hat den Kopf frei für das, was wirklich zählt: eure Verbindung, die Menschen um euch herum – und all die kleinen, grossen Momente, die diesen Tag so besonders machen.